Hva er statsrådens juridiske forståelse av hva som skal til for at meldinger mottatt av en folkevalgt defineres som et «saksdokument», og vil statsråden ta initiativ til å klargjøre lovverket slik at offentleglovas opprinnelige forarbeider legges til grunn og ivaretar rammene for lokaldemokratiet?

Hva er statsrådens juridiske forståelse av hva som skal til for at meldinger mottatt av en folkevalgt defineres som et «saksdokument», og vil statsråden ta initiativ til å klargjøre lovverket slik at offentleglovas opprinnelige forarbeider legges til grunn og ivaretar rammene for lokaldemokratiet?

Norsk lokaldemokrati bygger på at vanlige innbyggere tar på seg politiske verv som fritidspolitikere. I den digitale hverdagen mottar folkevalgte hyppig henvendelser, innspill og drøftinger på sine private telefoner og plattformer. Etter arkivlova og offentleglova § 10 inntrer tilsynelatende det en fortløpende og selvstendig plikt til å journalføre og arkivere alle saksdokumenter, uavhengig om det fremsettes krav om innsyn. I forarbeidene til offentleglova (Ot.prp. nr. 102 (2004–2005) s. 121) og Justisdepartementets veileder slås det fast at henvendelser til en politiker som privatperson eller partimedlem kun blir et saksdokument for organet dersom dokumentet inneholder «nye opplysningar som har noko å seie for ei sak organet har til behandling», og at det må gjelde opplysninger som etter sin art kan brukes i forvaltningens saksbehandling (substanskravet). En nylig kjennelse fra Sør-Rogaland tingrett (i saken mellom Sivilombudet og Kvitsøy kommune) antyder imidlertid en vesentlig utvidelse av saksdokumentbegrepet, der det tas til orde for at dokumenter mottatt i anledning en sak i praksis utgjør saksdokumenter, uten at det kreves avklart om de faktisk tilfører nye faktiske saksopplysninger. En slik praksis skaper konflikt med lovens forarbeider og påfører landets rundt 20 000 lokalpolitikere en uoverkommelig arkivplikt på kveldstid. Det visker også ut det prinsipielle skillet mellom ombudspersoner (folkevalgte) og forvaltningens saksbehandlere, og risikerer å ramme rekrutteringen til norsk lokaldemokrati hardt.

Jeg er enig med stortingsrepresentanten i at lokaldemokratiet er viktig. Et godt lokaldemokrati forutsetter at vanlige innbyggere påtar seg politiske verv. Offentlighet rundt lokaldemokratiet er samtidig avgjørende for gode beslutninger og tillit til forvaltningen. Innsynsreglene ivaretar begge disse hensynene.
Etter offentleglova vil «dokumenter» som er «kommet inn til et organ», og som gjelder «ansvarsområdet eller verksemda til organet», utgjøre «saksdokumenter» for organet. SMS-meldinger kan utgjøre «dokumenter». Om en SMS-melding mottatt av en folkevalgt utgjør et «saksdokument», beror på konkrete vurderinger av tilknytningen mellom den folkevalgte, organets ansvarsområde eller virksomhet, avsender og meldingens innhold. Som representanten viser til i begrunnelsen for sitt spørsmål, legger forarbeidene til grunn at et dokument som en politiker i organet mottar som privatperson, blir regnet som et saksdokument for organet dersom det inneholder «nye opplysningar som har noko å seie for ei sak organet har til behandling». I rettleieren til offentleglova vises det til at opplysningene etter sin art må kunne brukes i «verksemda i organet». Det er vanskelig å gi en mer detaljert og samtidig generell redegjørelse for når meldinger som folkevalgte mottar, skal anses som saksdokumenter.
I begrunnelsen for representantens spørsmål vises det også til en kjennelse fra Sør-Rogaland tingrett. Så vidt jeg forstår er kjennelsen ikke rettskraftig, og det er ikke naturlig for meg å kommentere på det konkrete saksforholdet.