Kontrollutvalgsak 03/24 – forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser - rapport

1. Kommunestyret viser til rapport fra KomRev Nord IKS datert 05.02.2024 om offentlige anskaffelser.

2. Kommunestyret registrerer at kommunen - for øvrige avtaler enn helsekjøp - gjennomgående gjør en god jobb med å sikre etterlevelse av regelverket for rammeavtaler. Det mangler imidlertid en løpende oversikt – og dermed kontroll - over de beløp/mengde som det kjøpes for under den enkelte rammeavtale, noe som må etableres.

3. Kommunestyret ser alvorlig på manglene på kontroll over inngåtte helsekjøpsavtaler og ber rådmannen prioritere at det sikres at de nødvendige rutinene for rammeavtaler er på plass i hele organisasjonen.

4. Kommunestyret ber om at rådmannen sørger for å bringe kommunens praksis i samsvar med revisors anbefalinger, som er å:

· ha kontroll over kjøp (avrop) under gjeldende rammeavtaler og at verktøyet for slik

· kontroll gjøres kjent og blir tatt i bruk som forutsatt

· styrke rutinene for å sikre tilstrekkelige vurderinger og dokumentasjon av

· anskaffelsesregelverkets anvendelse ved det enkelte tjenestekjøp

· etablere system for å sikre kontraktskunngjøring i henhold til regelverket

· utarbeide rutiner for å sikre tilstrekkelig oversikt over avtaler med tilhørende dokumentasjon

· å sikre at rutiner implementeres og at det følges opp at disse etterleves.

5. Kontrollutvalget ber om at rådmannen - i samsvar med revisors anbefalinger - gir kontrollutvalget en punktvis tilbakemelding over de tiltak som er truffet. Frist for slik tilbakemelding settes til 1. april 2024.

Utvalg: Senja kommunestyre

Møtedato: 25.04.2024

22/2024 - Kontrollutvalgsak 03/24 – forvaltningsrevisjon av offentlige Sak:

anskaffelser - rapport

Forvaltningsrevisor Truls Siri i KomRev Nord orienterte og besvarte spørsmål.

Avstemning:

Innstilling:

1. Kommunestyret viser til rapport fra KomRev Nord IKS datert 05.02.2024 om offentlige anskaffelser.

2. Kommunestyret registrerer at kommunen - for øvrige avtaler enn helsekjøp - gjennomgående gjør en god jobb med å sikre etterlevelse av regelverket for rammeavtaler. Det mangler imidlertid en løpende oversikt – og dermed kontroll - over de beløp/mengde som det kjøpes for under den enkelte rammeavtale, noe som må etableres.

3. Kommunestyret ser alvorlig på manglene på kontroll over inngåtte helsekjøpsavtaler og ber rådmannen prioritere at det sikres at de nødvendige rutinene for rammeavtaler er på plass i hele organisasjonen.

4. Kommunestyret ber om at rådmannen sørger for å bringe kommunens praksis i samsvar med revisors anbefalinger, som er å:

· ha kontroll over kjøp (avrop) under gjeldende rammeavtaler og at verktøyet for slik

· kontroll gjøres kjent og blir tatt i bruk som forutsatt

· styrke rutinene for å sikre tilstrekkelige vurderinger og dokumentasjon av

· anskaffelsesregelverkets anvendelse ved det enkelte tjenestekjøp

· etablere system for å sikre kontraktskunngjøring i henhold til regelverket

· utarbeide rutiner for å sikre tilstrekkelig oversikt over avtaler med tilhørende dokumentasjon

· å sikre at rutiner implementeres og at det følges opp at disse etterleves.

5. Kontrollutvalget ber om at rådmannen - i samsvar med revisors anbefalinger - gir kontrollutvalget en punktvis tilbakemelding over de tiltak som er truffet. Frist for slik tilbakemelding settes til 1. april 2024.