Forvaltningsrevisjonsrapport offentlige anskaffelser

Saksprotokoll i Kommunestyret - 26.02.2026

Enst. vedtatt som kontrollutvalgets innstilling.

Vedtak i Kommunestyret - 26.02.2026

1. Kommunestyret viser til rapporten «Offentlige anskaffelser – anskaffelser innen tekniske tjenester og rammeavtaler» av 28.01.2026 fra KomRev NORD IKS.

2. Kommunestyret registrerer at undersøkelsen viser manglende etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser på flere av de undersøkte områdene.

3. Kommunestyret ber kommunedirektøren gi kontrollutvalget en skriftlig redegjørelse over planlagte og gjennomførte tiltak som er egnet til å imøtekomme revisjonens anbefalinger i rapporten om å:

- sikre at beregninger av anskaffelsens verdi i alle tilfeller gjøres i henhold til regelverket. Det må også sikres at beregningene blir dokumentert.

- sikre at regelverkets regler om føring av anskaffelsesprotokoll blir etterlevd.

- lage system for kontraktsoppbevaring.

- gjøre egne undersøkelser av om kjøp fra leverandørene hvor kommunen ikke finner kontrakt eller øvrig anskaffelsesdokumentasjon, har gyldig avtale.

- påse at kommunens oversikt over gjeldende rammeavtaler til enhver tid er oppdatert.

- gjøre vurderinger av hvilke system som er nødvendig for å kunne følge med på forbruket av rammeavtaler opp mot avtalens angivelse av mengde, verdi og utløpsdato, herunder bør det være tydelig hvem som har ansvar for hva og når aktivitetene skal gjennomføres.

- gjøre vurdering av hvordan anskaffelsesprosessene gjennomført av eksterne skal dokumenteres og arkiveres hos kommunen.

- sikre at dokumentasjon i praksis lagres og arkiveres i henhold til regelverk og interne rutiner.

4. Kommunedirektøren bes gi tilbakemelding til kontrollutvalget om de tiltak som er planlagt/iverksatt – jf. punkt 3. Frist for tilbakemelding settes til 4. mai 2026.