Sak fra kontrollutvalget til behandling i kommunestyret - Sak 04/26 Rapport fra faktaundersøkelse budsjettoppfølging helse og velferd 2024 - delrapport 2

1. Kommunestyret tar rapport fra faktaundersøkelse budsjettoppfølging helse og velferd 2024 - delrapport 2 til orientering.

2. Kommunestyret ber kommunedirektøren om å:

a. Utarbeide årsbudsjetter og økonomiplaner som er fullstendig, oversiktlig og realistisk.

b. At nye eller utvidede tiltak må, som hovedregel, ikke settes i gang før økonomi er på plass.

c. Sørge for at saksfremlegg til tertialrapportering inneholder konkrete forslag til budsjettreguleringer og innsparingstiltak hvis den økonomiske utviklingen viser vesentlige avvik i forhold til budsjett.

d. Fortsette arbeidet med å styrke rutiner og praksis for likviditetsstyring, samt ta med prognoser og vurderinger av fremtidig utvikling på likviditet i tertialrapportene. Det presiseres at alle former for likviditetslån eller midlertidig finansiering skal forankres i finansreglementet og rapporteres formannskapet umiddelbart.

e. Dokumentere endringer som gjøres i forhold til innrapportert årsprognose fra enhetene. Dersom kommunedirektørens prognose til politisk nivå avviker fra fagenhetene prognoser, skal avviket begrunnes skriftlig og dokumenteres med faglige vurderinger i hele saken.

f. Etablere lederavtaler med avdelingsledere som tydeliggjør økonomisk ansvar, handlingsrom og konsekvenser ved avvik.

g. Gi alle ledere med økonomiansvar en god og nødvendig opplæring

h. Utarbeide skriftlige rutiner på kontroll av lønnsdata.

i. Utarbeide felles rutiner og system for bruk av vikarer og overtid.

j. Etablere systematisk lederoppfølging og støtte i helse og velferdssektoren.

k. Innføringsprosjekter for større, tverrsektorielle systemer skal ikke gjennomføres parallelt. Oppstart av nye slike prosjekter forutsetter at pågående innføringer er avsluttet eller i hovedsak ferdigstilt.

l. Vurdere å innføre referat for strategisk ledergruppe i saker som omhandler økonomi, budsjett og tertialrapportering.

m. Etablere rutiner for systematisk læring og forbedring, slik at feil og svakheter som avdekkes ikke gjentas.

3. Kommunestyret ber kommunedirektøren gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 18.05.2026.

4. Kommunestyret ber om at det gjennomføres en uavhengig ekstern revisjon av kommunens samlede økonomistyringssystem, herunder rutiner, internkontroll, styringslinjer / fullmaktsmatriser, etterlevelse, risikostyring, likviditetsstyring, organisering av økonomiarbeidet og kvaliteten i budsjett- og rapporteringsprosessene.

Revisjonen skal gi anbefalinger til forbedringer og gjennomføres av ekstern revisor etter priskonkurranse. Kommunedirektøren bes legge frem forslag til mandat og kostnadsramme for kommunestyret senest til kommunestyret 28.04.26

Sak fra kontrollutvalget til behandling i kommunestyret Vi viser til møte i kontrollutvalget 27. januar 2026, og oversender herved saksutskrift med vedlegg av følgende sak til behandling i Melhus kommunestyre:

Kontrollutvalgets sak 04/26 Rapport fra faktaundersøkelse budsjettoppfølging helse og velferd 2024 – delrapport 2. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak ber vi om at saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling:

1. Kommunestyret tar rapport fra faktaundersøkelse budsjettoppfølging helse og velferd 2024 - delrapport 2 til orientering.

2. Kommunestyret ber kommunedirektøren om å:

a. Utarbeide årsbudsjetter og økonomiplaner som er fullstendig, oversiktlig og realistisk.

b. At nye eller utvidede tiltak må, som hovedregel, ikke settes i gang før økonomi er på plass.

c. Sørge for at saksfremlegg til tertialrapportering inneholder konkrete forslag til budsjettreguleringer og innsparingstiltak hvis den økonomiske utviklingen viser vesentlige avvik i forhold til budsjett.

d. Fortsette arbeidet med å styrke rutiner og praksis for likviditetsstyring, samt ta med prognoser og vurderinger av fremtidig utvikling på likviditet i tertialrapportene. Det presiseres at alle former for likviditetslån eller midlertidig finansiering skal forankres i finansreglementet og rapporteres formannskapet umiddelbart.

e. Dokumentere endringer som gjøres i forhold til innrapportert årsprognose fra enhetene. Dersom kommunedirektørens prognose til politisk nivå avviker fra fagenhetene prognoser, skal avviket begrunnes skriftlig og dokumenteres med faglige vurderinger i hele saken.

f. Etablere lederavtaler med avdelingsledere som tydeliggjør økonomisk ansvar, handlingsrom og konsekvenser ved avvik.

g. Gi alle ledere med økonomiansvar en god og nødvendig opplæring

h. Utarbeide skriftlige rutiner på kontroll av lønnsdata.

i. Utarbeide felles rutiner og system for bruk av vikarer og overtid.

j. Etablere systematisk lederoppfølging og støtte i helse og velferdssektoren.

k. Unngå, så langt det er mulig, å innføre flere nye store systemer samtidig

l. Vurdere å innføre referat for strategisk ledergruppe i saker som omhandler økonomi, budsjett og tertialrapportering.

3. Kommunestyret ber kommunedirektøren gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 18.05.2026.

Hege Annette Olstad (Fremskrittspartiet) fremmet følgende endringsforslag:

Endringsforslag fra Fremskrittspartiet til punk 2 k:

Innføringsprosjekter for større systemer skal ikke gjennomføres parallelt. Oppstart av nye prosjekter forutsetter at pågående innføringer er avsluttet. Endres til:

Innføringsprosjekter for større, tverrsektorielle systemer skal ikke gjennomføres parallelt. Oppstart av nye slike prosjekter forutsetter at pågående innføringer er avsluttet eller i hovedsak ferdigstilt. For forslaget stemte 37: Anja Sterten (AP), Arnstein Esphaug Moen (AP), Beate Bjerkenås (AP), Bente Iren Gåsbakk (AP), Einar Gimse-Syrstad (AP), Gunn Inger Tevik Løvseth (AP), Ingunn Nervik Isaksen (AP), Stein Restad (AP), Stig Ler (AP), Erling Gøran Mellingsæter (FrP), Hege Annette Olstad (FrP), Ketil Nilsen (FrP), Chatrine Skogstad Alstad (H), Kjell Arne Stokke (H), Kjetil Blokkum (H), Kristin Kvaal Berg (H), Marius Krogstad Aune (H), Morten Wehn (H), Vidar Krogh-Albertsen (H), Karin Jordan Rutlin (INP), Anne J Løvseth Byfuglien (KrF), Hjalmar Hugdal (KrF), Jorid Oliv Jagtøyen (ML), Kaare Qvenild (ML), Merethe Moum (ML), Johan Richard Fjelly Brevik (PP), Jørund Handå Ofstad (PP), Lillian Lervik Ofstad (PP), Sofie Christine Torgersen (R), Fritz Arne Haugen (SP), Geir Tore Midttømme (SP), Ingunn Gunnes Kregnes (SP), Lill-Therese Moshaug Varsi (SP), Ole Ingebrigt Eid (SP), Rune Sunnset (SP), Miriam Sortland Kuldvere (SV), Rasmus Stafne Kjøsen (SV).

Dermed ble endringsforslag vedtatt.

Hege Annette Olstad (Fremskrittspartiet) fremmet følgende forslag:

Nytt punkt under 2 fra Fremskrittspartiet:

Etablere rutiner for systematisk læring og forbedring, slik at feil og svakheter som avdekkes ikke gjentas.

Merethe Moum (Melhuslista) fremmet følgende tilleggsforslag:

H, ML, PP, FRP, INP, R

Kommunestyret ber om at det gjennomføres en uavhengig ekstern revisjon av kommunens samlede økonomistyringssystem, herunder rutiner, internkontroll, styringslinjer / fullmaktsmatriser, etterlevelse, risikostyring, likviditetsstyring, organisering av økonomiarbeidet og kvaliteten i budsjett- og rapporteringsprosessene.

Revisjonen skal gi anbefalinger til forbedringer og gjennomføres av ekstern revisor etter priskonkurranse. Kommunedirektøren bes legge frem forslag til mandat og kostnadsramme for kommunestyret senest til kommunestyret 28.04.26