Forvaltningsrevisjon og eierskapkontroll av Ski-VM Trondheim 2025 AS

Bystyret mener det er svært alvorlig at Ski-VM Trondheim 2025 AS, som var planlagt med overskudd, endte med et betydelig underskudd. Bystyret mener saken har svekket tilliten til styringen av store arrangementer og kommunen. Bystyret vil understreke betydningen av at man trekker læring av denne rapportens funn og konklusjoner for fremtidige større arrangement.

2. Bystyret er svært kritisk til at avtalene mellom kommunen og arrangørselskapet ikke var tydelige nok. Dette bidro til samarbeidsproblemer og tidsnød, som svekket blant annet muligheten til kostnadseffektive innkjøp. Bystyret ber byrådet sikre at det ved fremtidige store arrangementer utarbeides presise og detaljerte avtaler i god tid, og at de kvalitetssikres tilstrekkelig. Avtalene må regulere ansvarsforhold,oppgavefordeling og kostnadsdeling mellom kommunen og arrangør for å unngå tvil og fordyrende løsninger. Bystyret er kritisk til det som synes å ha vært en mangel på økonomifokus fra kommunens side i de innledende fasene i prosjektet, og i utarbeidelsen av Hosting Contract og samarbeidsavtalen. Dette har hatt innvirkning på det endelige resultatet, og har bidratt til å skape usikkerhet i prosjektets senere faser, deriblant usikkerhet rundt kostnadsfordeling.

3. Bystyret er svært kritisk til at økonomistyringen i VM-selskapet ikke var god nok. Bystyret viser til mangelfulle styringsverktøy, for lite detaljert økonomioppfølging, manglende bemanning/kompetanse, svak risikostyring og mangelfull rapportering. Bystyret mener det er kritikkverdig at flere av de største kostnadsavvikene ikke ble fanget opp underveis. Bystyret mener det er kritikkverdig at VM-selskapet ikke hadde tilstrekkelig kompetanse og kapasitet på sentrale områder.

4. Bystyret mener det er kritikkverdig at brukeravtalen mellom kommunen og VM-selskapet først ble inngått to måneder før mesterskapet. Bystyret mener avtalen kom for sent og ikke avklarte ansvar og risiko på en tilfredsstillende måte.

5. Bystyret er kritisk til at VM-selskapet gjorde innkjøp av provisorier på vegne av Trondheim kommune uten at ordningen var skriftlig regulert. Bystyret mener det er alvorlig at det ikke var fastsatt tydelige beløpsgrenser, godkjenningsrutiner og ansvarsforhold for innkjøp. Bystyret mener det er kritikkverdig at kommunens opprinnelige bevilgning til provisorier bygget på et kostnadsoverslag fra 2019, og at tilleggsbevilgningen ikke ble gjort før tett inntil arrangementet.

6. Bystyret mener det er kritikkverdig at budsjettet som VM-selskapet styrte etter både var ufullstendig og manglet realisme på flere områder. Selv om det var lagt inn en økonomisk reserve, fremstår denne som for liten sett i lys av risikoen knyttet til et arrangement av denne størrelsen. Bystyret mener også at uklarhet rundt hvilke reserver som faktisk var tilgjengelige er uheldig og har svekket grunnlaget for god økonomistyring. Erfaringene fra Ski-VM viser samtidig hvor viktig det er med systematiske og oppdaterte risikovurderinger gjennom hele prosjektperioden. Bystyret forventer at læringspunktene fra denne saken tas med inn i planleggingen av framtidige store arrangementer og prosjekter der kommunen har et økonomisk eller organisatorisk ansvar.

7. Bystyret mener det i ettertid fremstår som uklokt at Trondheim kommune gikk inn som eier i VM-selskapet. Bystyret viser til at kommunen allerede hadde sentrale roller som vertskapskommune, anleggseier og tilrettelegger. Bystyret mener kommunen ikke burde gått inn på eiersiden uten en tydeligere vurdering av formålet med eierskapet, styringsmulighetene, rolleforståelsen og den økonomiske risikoen.

8. Bystyret ser alvorlig på revisjonens funn om et dårlig samarbeidsklima mellom kommunen og VM-selskapet og en mangelfull åpenhetskultur. Åpenhet og tillit må være grunnleggende forutsetninger i selskaper der kommunen er eier eller har et betydelig økonomisk ansvar.

9. Bystyret viser til at selskapet ikke ble fulgt opp i tråd med alle anbefalinger for god eierstyring. Bystyret ber byrådet sikre at anbefalingene for god eierstyring følges for kommunens selskaper.

10. Bystyret er kritisk til at styret i selskapet ikke i større grad utfordret den økonomiske informasjonen som ble lagt frem. Bystyret mener styret burde stilt flere kritiske spørsmål til prognosene, risikovurderingene og den underliggende økonomiske utviklingen. Bystyret stiller spørsmål ved om eierne i tilstrekkelig grad stilte kritiske spørsmål til selskapet.

11. Bystyret ber byrådet sikre at erfaringene og læringspunktene fra forvaltningsrevisjonenintegreres i kommunens rammeverk og prosedyrer for planlegging av eventuelle fremtidige større arrangementer i Trondheim.

12. Bystyret ber byrådet gi en tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan vedtaket er fulgt opp innen 31.12.2026.

13. Bystyret tar for øvrig rapporten om forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll av Ski-VM AS til orientering.