Grunngitt spørsmål fra Marius Sunde (MDG) - Digital uavhengighet

Takk for gode spørsmål og for at du løfter temaer som berører kommunens digitale uavhengighet og beredskap. Digital uavhengighet, sikkerhet og kostnadskontroll er områder kommunen arbeider systematisk med, både gjennom eksisterende planer og pågående utviklingsarbeid.

Spørsmålene du reiser berører flere prosesser som allerede er i gang, og som følges opp i tråd med gjeldende rutiner, politiske vedtak og kommunens ansvar. Det inngår både vurderinger av beredskap, anskaffelsespraksis og oppfølging av eierskap og kostnader knyttet til IT- området. Dette arbeidet gjennomføres i etablerte strukturer, og status og vurderinger vil bli lagt frem for kommunestyret på ordinær måte. Jeg vil også påpeke at vi har sett en geopolitisk utvikling siste år som aktualiserer spørsmålet – også utover det en kommune kan håndtere på egen hånd. Svaret her vil konsentrere seg om den delen av håndteringen som det er naturlig at en kommune håndterer i egne prosesser.

Spørsmål 1. Har Lillehammer kommune oppdaterte tiltak som ivaretar eventuelle bortfall av tilgang til den digitale infrastrukturen fra våre leverandører, i sine beredskapsplaner?

Lillehammer kommune har beredskapsplaner med tiltak som ivaretar risiko knyttet til bortfall av digitale tjenester. Det ble gjennomført en bred beredskapsøvelse i Lillehammer 11. februar, og kommunen har oppdatert erfaring med hvordan gjeldende planer og tiltak, for svikt i både elektronisk kommunikasjon (ekom) og strøm, fungerer. Øvelsen viste at kommunen står seg godt i situasjoner med bortfall av kritisk infrastruktur. Kommunen har investert i en skybasert IKT-plattform og har flyttet eksisterende løsninger til skyen. Nye løsninger er skybaserte tjenester, programvare som tjeneste (SaaS). Dette har gitt god robusthet, høyt sikkerhetsnivå og evner til rask gjenoppretting (backup) av tjenester. Kommunen styrker dette fundamentet ved å redusere avhengigheten til regional nettverksinfrastruktur. Kommunen har lokale sikkerhetskopier av kritiske løsninger. Hvis det oppstår langvarig bortfall i skytjenestene, kan nødvendig informasjon gjenskapes og gjøres tilgjengelig lokalt. Dette bidrar dermed til å sikre kontinuitet i kritiske kommunale tjenester selv ved omfattende avbrudd. I tillegg legger det til rette for å flytte data til andre skyplattformer. Samlet gir dette kommunen en mer motstandsdyktig og fleksibel digital infrastruktur. Arbeidet med digital beredskap oppdateres jevnlig og inngår som del av kommunens helhetlige beredskapsstyring.

Spørsmål 2. Hvilke kriterier ligger til grunn for innkjøp og anskaffelser innenfor digitale tjenester, og hvordan anser ordføreren kommunens samlede bestillingskompetanse for digitale tjenester/ITtjenester?

Kommunens anskaffelser følger regelverket for offentlige anskaffelser, og vurderingene baseres blant annet på sikkerhet, funksjonalitet, kvalitet, kostnader, leverandøruavhengighet og livssyklusperspektiv. Arbeidet støtter seg også på statlige føringer, blant annet den nasjonale digitaliseringsstrategien og Digitaliseringsrundskrivet, som legger vekt på god utnyttelse av skytjenester, forsvarlig bruk av kunstig intelligens, deling av data og krav til sikkerhet og samfunnskritisk drift.

Et sentralt prinsipp i kommunens anskaffelser er sterk forankring i fagmiljøene som skal bruke løsningene. Fagområdenes behov og vurderinger ligger til grunn for kravspesifikasjoner og valg av løsning. Dette kombineres med tverrfaglige anskaffelsesteam som dekker blant annet fag, teknologi, anskaffelsesmetodikk og økonomi.

Ikomm er Lillehammer kommune sin digitaliseringspartner, og kjenner kommunens behov og organisering godt. Med over 130 ansatte og et bredt partnernettverk har Ikomm kapasitet og spisskompetanse som bidrar til å sikre kvalitet og gjennomføringsevne.

Kommunens samlede bestillerkompetanse styrkes gjennom denne tverrfaglige tilnærmingen, og utvikles som en del av ordinær styring og kompetansebygging. Arbeidet med kompetanseutvikling og kvalitet i anskaffelser er en del av ordinær styring og utvikles fortløpende.

Kommunen arbeider for å sikre at løsningene skal kunne fungere på flere og ulike plattformer, ikke bare i skyen eller én skyplattform. Ved videreutvikling av eksisterende og etablering av nye, skal løsningene også være utskiftbare uten betydelig innsats. Dette er viktige kriterier i kommunens anskaffelser, og handler om å redusere bindinger til enkeltleverandører og andre land. Som Larvik kommune og flere andre kommuner arbeider kommunen kontinuerlig får å redusere sterke bindinger til leverandører og andre land. Kommunen har blant annet «klippet snoren» til office-pakken på mange områder.

Sammen med denne statusen vil jeg påpeke at forholdet mellom intern – såkalt retained – bestillerkompetanse, Ikomm som partner og leverandør, og eksterne leverandører er noe vi fortløpende må vurdere og optimalisere.

Spørsmål 3. Hva er status på arbeidet rundt eierskap innenfor og gjennomgang av kommunens ITkostnader? Arbeidet med IT-kostnader griper inn i de fleste deler av kommunens virksomhet, og skjer på flere nivåer.

Kommunen har gjennomført en omfattende gjennomgang av både organiseringen på digitaliserings- og IT området, og kommunens samlede IT- kostnader. Gjennomgangen identifiserer et stort forbedringspotensial. Anbefalingene fra denne gjennomgangen er behandlet i kommunestyret og ligger til grunn for kommunens videre forbedringsarbeid. Arbeidet inkluderer blant annet tiltak knyttet til porteføljestyring, systemforvaltning, organisering, finansieringsmodeller og mer helhetlige prioriteringsprosesser. Kommunen arbeider også kontinuerlig for å redusere kostnader og samtidig styrke digitaliseringsarbeidet. Dette omfatter forbedringer i lisensforvaltning, tettere oppfølging av systemporteføljen, mer konsekvent gevinstrealisering og økt standardisering der det er hensiktsmessig. Dialogen med Ikomm videreutvikles også, både i rollen som driftsleverandør og som en aktør som kan bidra til stordriftsfordeler.

Kommunen har den senere tid hatt spesielt fokus på optimalisering av driften til kommunens ressurser på forvaltning av IT. Tilsvarende legges det ned stor arbeidsinnsats i arbeidet med kommunens digitale transformasjon. Dette er beskrevet i Handlings- og økonomiplanen 2026 – 2029 under kapittelet for Tjenesteområde Digitalisering og økonomi.

Det er kartlagt en rekke kortsiktige og langsiktige tiltak som fagenheten for Digitalisering og IT har ansvaret for å følge opp. Eksempler på dette er igangsatt arbeid for å redusere utgifter gjennom reduksjon av antall applikasjoner, gevinstrealisering som følge av overgang til skybaserte løsninger, og bruk av kunstig intelligens (KI) i arbeidsprosesser, både med sikte på forenkling og reduksjon i oppgaver. Et stort og aktuelt område på kort til mellomlang sikt er helse og velferd med modernisering av elektronisk pasientjournal (EPJ) og økende bruk av velferdsteknologi, digital hjemmeoppfølging og kunstig intelligens. Ny ERP-løsning er at annet område. I tillegg jobber kommunen med prosjektet vertskommune for teknologer og teknologibedrifter. Dette vil blant annet innebære utvikling av digitale næringslivs- og innbyggertjenester.

For å bidra til tjenesteområdenes mulighet til å påvirke utgiftsnivået i egen enhet er det i tråd med politisk vedtak et mål å overføre økonomisk ansvar for IKT-utgifter til tjenesteområdene selv fra 2026. Det skal gi bedre sammenheng mellom forbruk og kostnad, og forventes å gi reduksjon i kostnader, tiltaket er lagt inn fra Handlings- og økonomiplanen med årlige innsparinger på 2 millioner kroner fra 2026 av. IKOMM er et eget selskap, men interne kostnader i Ikomm treffer også eierkommunene. Ikomm har derfor på eget initiativ gjennomført et program for kostnadsreduksjoner i 2025.

Oppfølging av eierskap til Ikomm og vurderinger av kostnadsnivå og effektivisering inngår nå i kommunens ordinære styrings- og rapporteringsprosesser. Videre status og anbefalinger vil bli lagt frem for kommunestyret i arbeidet med eierskapsmeldingen 2024–2027, slik kommunestyret tidligere har bedt om.

Vi takker for engasjementet og innspillet. Kommunen vil fortsette å jobbe målrettet for å sikre stabile, trygge og kostnadseffektive digitale tjenester, og de temaene du peker på er godt ivaretatt i dette arbeidet.