2024-09-12 Spørsmål-kommunestyre

FO 3/24 2024-09-12 Spørsmål-kommunestyre

Spørsmål fra Jan Folke Sandnes (H) om saksbehandlingstid og rutiner

Kan ordfører oppdatere om status med hensyn til saksbehandlingstid på bygge- og delesaker, og orientere om hvilke rutiner man har i slike saker med hensyn til svar til søker?

2.mai i år stilte kommunestyrerepresentant Per Elling Braseth Ellingsen (V) følgende spørsmål: «Hva er status for saksbehandlingstid innenfor teknisk sektor og byggesaksbehandling?»

I svaret fra ordfører gikk det frem at restanselisten dessverre fortsatt var for lang for ubehandlede bygge- og delesaker. Det ble også opplyst at saksbehandling vil prioriteres fremover for å få fattet vedtak for alle de som venter på det nå når sommersesongen er i anmarsj. Samtidig erkjente en at en ikke klarte å håndtere alle saker for tiden, så derfor er det nå utlyst en byggesaksbehandlerstilling til.

Det er fortsatt flere saker som er mellom 1-2 år gamle som ennå ikke er behandlet. Dette medfører at søker ikke kommer videre med ulike tiltak ettersom formalia ikke kommer på plass. Det kan være forskjellige årsaker til at enkelte saker tar tid, men da plikter kommunen å kommunisere dette mot den enkelte søker.

Forvaltningsloven krav til saksbehandlingstid er klar, innledningsvis står det i «§ 11 a.(saksbehandlingstid, foreløpig svar). Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar.»

Svar fra ordfører Britt Kristoffersen Løksa:

Ordfører har fått følgende informasjon fra kommunalleder for teknisk drift og samfunn:

I kommunestyret 2. mai ble det sagt at det var utlyst en ny byggesaksstilling. Denne ble besatt i juni. Stillingen er i 50 % ut året, slik at det i desember må vurderes hvilken stillingsprosent den skal videreføres med. Minimum 30 %. Det er en meget kompetent byggesaksbehandler som begynt hos oss og vi allerede god effekt av denne bemanningsøkningen.

Summen av antall byggesaker fra restanselista pr. 1. juni og nye fram til d.d. er 83 saker. Av disse er 44 ferdigbehandlet, 30 har fått svar i form av veiledning eller manglebrev og 9 er ikke påbegynt ennå. Alle nye saker skal behandles i henhold til lovkravet etter hhv. 3 og 12 uker. Eldre saker vil besvares og behandles fortløpende utover høsten.

Vi er på rett vei og har som mål å være helt a jour før nyttår.

Behandling av fradelingsaker er også noe vi ser effekten av med ekstra ressurser, og målet er at alle skal få svar inneværende år.

Oppmålingsarbeider (kartforretninger, grensejusteringer, grensepåvisning mm.) har vi dessverre fortsatt en lang restanseliste. Dette er tidkrevende arbeider og vi har siden tidlig i sommer jobbet med å leie inn eksterne aktører for å hjelpe oss med etterslepet av saker. Vi har ikke lyktes med å komme i mål med dette så langt, men vi har dialog med enkelte aktører og har fortsatt tro på at vi skal lykkes til en viss grad.

Vi har dessverre ikke hatt gode rutiner for foreløpige svar på henvendelser. Det har vært opp til hver enkelt saksbehandler å passe på at alle får svar, og ikke noe saksbehandlingssystemet kan hjelpe oss med. Det jobbes nå med utarbeidelse av maler for flere typer svar, som skal implementeres i saksbehandlingssystemet, men innen dette arbeidet blir ferdigstilt tar vi i bruk manuelle rutiner for å påse at vi holder oss innenfor forvaltningslovens bestemmelse om saksbehandlingstid, foreløpig svar (§ 11 a.)

Oppsummert så gjøres det grep for å effektivisere saksbehandlingen og utarbeide nye maler/rutiner, men det adm. prioriterer aller høyest nå er å behandle saker.