Spørretimen

Saksprotokoll i Kommunestyret - 13.05.2026

Det var kommet inn 3 skriftlige spørsmål. Spørsmålene fra Beate Lill Pedersen (SP) og Ole Andre Lilleløkken (H) var likelydende så ble de svart ut i et svar. I tillegg var det kommet inn skriftlig spørsmål fra Sten Robert Hansen (H).

1. Spørsmål til spørretimen fra Beate Lill Pedersen Fra Sørfold senterparti v/ Beate Lill Pedersen I kommunestyremøte 30. oktober 2025 ble vi orientert om Rapport evaluering av økonomifunksjonen i Sørfold kommune. I den forbindelse har vi noen oppfølgende spørsmål som vi mener det kreves åpenhet rundt. Dette både for å få avklart hvilke summer vi her snakker om, hvorvidt det fremdeles er pågående og/eller hvorvidt det er etablert nye rutiner av midlertidig eller varig karakter for å forebygge ytterligere tap av inntekter.

1. Under pkt 7 i rapporten står det at kommunen betaler sine regninger for sent, og som videre fører til forsinkelsesrenter. I 2024 ble 225 fakturaer betalt for sent, og kommunen ble belastet med kr 82 231 i forsinkelsesrente, av dette var kr 24 475 knyttet til mva/skatt. I år (2025) har denne summen økt, og allerede da rapporten ble utarbeidet (pr. 1. sep?) var kommunen belastet med kr 193 331.

a. Har kommunen hatt tilsvarende tap før 2024?

b. Hvordan blir dette rapportert i årsregnskapet?

c. Blir det ført avvik som en del av internkontroll?

d. Er det laget nye rutiner for å forhindre ytterligere tap?

2. Under pkt 13 i rapporten står det at det i de senere år ikke har vært prioritert etterspørsel etter innfordringer til skyldnere.

a. Hvor mange år tilbake i tid har dette pågått?

b. Var det disse fordringene Formannskapet fikk informasjon om 16. juni?

i. Formannskapet ble 16. juni informert om at kommunen hadde utestående fordringer på 4 millioner, og at noe av dette sannsynligvis vil gå til foreldelse grunnet 3-årsregelen. Formannskapet ble på dette tidspunktet ikke informert om at disse utestående fordringene ikke ble/blir prioritert å etterspørre.

c. Hvordan blir utestående innfordringer bokført i årsregnskapet?

3. Få klarhet i tap på refusjon av sykepenger og fødselspenger. Under pkt 7 i rapporten står det at pga. manglende rutiner og oppfølging har det blitt påført kommunen et tap på kr 453 000 i 2024, og kr 444 833 i 2023. I ettertid har vi fått informasjon om at disse summene muligens ikke er reelle og må sjekkes nærmere.

a. Hva er de reelle tallene?

b. Gjelder dette eventuelt også for tidligere år?

c. Er det utarbeidet (hvis behov) nye rutiner for å følge opp den korte tidsfristen som er i forbindelse med disse refusjonene fra NAV? Jeg mener det er viktig overfor innbyggerne i Sørfold kommune at det utvises åpenhet, og at vi på den måten viser at vi tar ansvar. Beate Lill Pedersen Nestleder Sørfold Sp

2. Spørsmål fra Ole Andre Lilleløkken (H) I kommunestyremøte 16. desember 2025 ble det stilt noen muntlige spørsmål fra representanten Beate Lill Pedersen. Ved fremføring av sine spørsmål var representanten tydelig på at disse burde vært fremmet skriftlig, og at dette ville skje etter møtet. Hun var også tydelig på at hun ikke forventet svar på sine spørsmål direkte i møtet. Likevel ønsket hun å lese opp noen hovedpunkter fra sine spørsmål:

I kommunestyret 30. oktober ble kommunestyret orientert om rapport evaluering av økonomifunksjon i Sørfold kommune. I den forbindelse hadde representanten noen oppfølgende spørsmål som hun mente det kreves åpenhet rundt. Dette både for å få avklart hvilke summer vi her snakker om, hvorvidt det fremdeles er pågående, og/eller hvorvidt det er etablert nye rutiner av midlertidig eller varig karakter for å forebygge ytterligere tap av inntekter. Videre presenterte hun dette som tre hovedpunkter:

Hovedpunkt 1

Under punkt 7 i rapporten står det at kommunen betaler sine regninger for sent, og at dette medfører forsinkelsesrenter.

• Har kommunen hatt tilsvarende tap før 2024?

• Hvordan blir dette rapportert i årsregnskapet?

• Blir det ført avvik som en del av internkontroll?

• Er det laget nye rutiner for å forhindre ytterligere tap?

Hovedpunkt 2

Under punkt 13 i rapporten står det at det i de senere årene ikke har vært prioritert etterspørsel etter innfordringer til skyldnerne.

• Hvor mange år tilbake i tid har dette pågått?

• Var det disse fordringene formannskapet fikk informasjon om den 16. juni? I dette møtet ble det nevnt at kommunen hadde utestående fordringer på 4 millioner, og at noe av dette sannsynligvis ville gå til foreldelse på grunn av treårsregelen. Formannskapet ble på det tidspunktet ikke informert om at disse utestående fordringene ikke ble eller ikke ville bli prioritert etterspurt. Representanten fremholdt at hun var kjent med at dette kommer fram i årsberetningen i 2024.

Hovedpunkt 3

Representanten ønsket å få klarhet i tap og refusjon av sykepenger og fødselspenger. Under punkt 7 i rapporten står det at manglende rutineoppfølging har medført tap for kommunen.

• Er dette reelt eller ikke, og hva er i så fall de reelle tallene?

• Gjelder dette eventuelt også for tidligere år?

• Er det utarbeidet (hvis behov) nye rutiner for å følge opp den korte tidsfristen som gjelder for disse refusjonene fra NAV?

Representanten mente at det er viktig overfor innbyggerne i Sørfold kommune at det utvises åpenhet, og at man på den måten viser at man tar ansvar. Representanten forventet ikke svar i møtet, men var tydelig på at spørsmålene ville bli levert skriftlig, med forventning om svar fra kommunedirektøren i første kommunestyremøte i 2026. Det er ikke registrert at spørsmålene er besvart i møter som har vært i kommunestyret i 2026, og det er heller ikke kjent om representanten leverte spørsmålene skriftlig slik hun varslet. Det er heller ikke registrert at representanten har etterlyst svar. I lys av de prosesser som har foregått, og det faktum at det er utarbeidet rapporter av eksterne aktører for å belyse en intern problemstilling, anses det likevel som viktig at folkevalgte blir kjent med svarene på disse spørsmålene. Det etterlyses derfor svar på de spørsmål som ble muntlig fremsatt av representanten Beate Lill Pedersen i kommunestyrets møte 16. desember 2025. Dersom representanten har valgt å frafalle sine spørsmål i ettertid, fremmes de samme spørsmålene på nytt.

Svar på skriftlig spørsmål fra Beate Lill Pedersen (SP) og Ole Andre Lilleløkken fra Kommunedirektør:

Kommunedirektøren viser til spørsmålene og gir følgende oppsummerte svar:

Forsinkelsesrenter

• Kommunen har hatt slike kostnader også før 2024. Forsinkelserenter handler om at inngående faktura er betalt for sent. Dette er i spørsmålet fra politikken omtalt som tap og indirekte er det jo det da det er en utgift. Kommunedirektøren har fått opplyst at gjennomsnittlig forsinkelsesrenter siste 3 år har vært 181 000,-kr per.Hittil i år er det snakk om 38500kr

• Føres som finanskostnader i årsregnskapet (egen konto).

• Avvik vurderes samlet ved regnskapsavslutning og revisjon.

• Rutiner for oppfølging av inngående faktura er etablert, men etterlevelsen har variert.

Innfordring og fordringer( det kommunen selv har fakturert)

Ordinær innfordring ( og purring) skjer løpende og systematisk.

Tvangsinnfordring har i perioder ikke vært tilstrekkelig fulgt opp.

Formannskapet ble informert om omfanget av fordringer, men ikke tydelig nok om oppfølgingen,

Det som ble omtalt 16 juni 25 som ikke prioritert var med henvisning til tvangsinnfordringer. Dette oppleves ofte som en byrdefull inngripen i folks liv og krever tett oppfølging og har strenge tidsfrister når den starter Kommunedirektøren beklager at dette ikke kom tydelig fram under orienteringen

Alle krav bokføres som inntekt og fordring i balansen.

Av utestående fordringer hadde Sørfold pr 20.03.2026 kr 398.939,65 som er eldre enn 3 år. Dette må anses som tapt når det er mer enn 3 år. Unntaket er dersom det er gjort fristavbrytende tiltak etter loven, noe som følges opp av økonomikontoret.

3. Sykepenge- og fødselspenger

Det ligger et svært omfattende arbeid bak kommunens sykepengerefusjoner som føres på to kontoer i regnskapet:

Refusjon sykepenger

Refusjon fødselspenger

Pr 31.12.2025 stod det til gode som kortsiktige fordringer:

Refusjon sykepenger NAV 21 21361070 2.414.838,-

Refusjon feriepenger NAV 22 21361071 578.522,-

Hvor henholdsvis 840.000,- og 65.000,- vurderes som usikre pga alder. Noe tap må påregnes.

I disse kravene kan noe ha vært avvist fordi vi ikke hadde rett på det. Da snakker man om en korrigering fremfor et tap som følge av foreldelse, og det er vanskelig å skille disse. Når dette skjer i samme regnskapsår er det uproblematisk. Men når det skjer i to regnskapsår er inntekten bokført det første året og dermed en del av årsresultatet (positivt). Når tapet eller korrigeringen kommer i det andre året blir det dermed en utgift som det ikke er budsjettert for og påvirker årsregnskapet negativt.

På grunn av endringer i sykepengeordningen og at det er den sykemeldte som selv formelt søker sykepengerefusjon og som oftes gjør det i slutten av en sykemeldingsperiode, medfører at en nå, senere enn tidligere inntektsfører og avstemmer refusjonene.

Det jobbes også med å følge opp de korte fristene i NAV,

Avslutning

Kommunedirektøren er klar over at organisasjonen har et forbedringspotensial og behov for å få etablert gode rutiner på økonomiområdet. Kommunedirektøren har som følge av dette valgt å ha økonomi og økonomistyring som fokusområde i 2026.

Blant annet er det etablert fremdriftsplan og igangsatt arbeidet med budsjett 2027-2030, etablert arbeidsplan for avslutning av regnskap 2025 med tilhørende dokumenter og rapporter legges frem til kommunestyrets behandling av regnskapet i møtet i juni.

Det er etablert rutiner og plan for oppfølging av den løpende økonomistyringen med dokumentasjon gjennom tertialrapportene gjennom året og i årsrapportering.

Økonomi og økonomistyring er tema på kommunedirektørens ledermøter.

Kommunedirektøren har også til vurdering om det skal gjennomføres ytterligere tiltak og utvikle internkontrollen også ute i organisasjonen.

Kommunedirektøren merker seg kommentarene om informasjon og vil bestrebe å gi politikken den informasjonen de etterspør, både rettidig og med tilstrekkelig kvalitet, slik at politikkens arbeidsmuligheter blir best mulig.

Skriftlig spørsmål fra Sten Robert Hansen (H) med svar fra Kommunedirektør:

Spørsmål 1 – Helsehusprosjektet

1. Hva er årsaken til forsinkelsene i helsehusprosjektet?

Svar: Årsak til forsinkelser er: Avklaringer i forhold til arbeid med reguleringsplan (Utforming uteområde og støy, og avklaringer i forhold til funksjonsbeskrivelse opp mot utlysning totalentreprise det har i noen tilfeller det tatt noe tid før vi har fått tilbakemelding på spørsmål som har medvirket til forsinkelse

2. Videre ønskes det avklart hvorfor kommunedirektøren har sett behov for å innhente informasjon og vurderinger fra ytterligere en ekstern leverandør, når Sweco allerede er engasjert gjennom anbud for prosjektering av helsehuset.

Svar: Utlysning av anbud er ikke i oppdraget til Sweco Det er Innkjøpsservice Sørfold kommune har avtale med som kjører utlysning av anbud for Sørfold kommune.

3. Mener kommunedirektøren at dette indikerer mangler eller usikkerhet knyttet til arbeidet som allerede er utført av Sweco?

Svar: Nei

4. Kan kommunedirektøren garantere at prosjekteringen og arbeidet som Sweco har levert, er i samsvar med alle krav og standarder som stilles til et helsehusprosjekt?- Svar: Sweco er ikke engasjert i prosjekteringen men har en annen rolle.

Spørsmål 2 – Innleie av 50 % stilling

Når det gjelder innleie av en 50 % stilling hvor en person fra Sweco er engasjert i kommunen for å dekke opp stilling for person i permisjon.

Mener kommunedirektøren at dette innleiet er gjennomført i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser?

Har kommunen vurdert om samlet omfang og verdi av avtaler og innleie knyttet til Sweco i denne stilling utløser krav om anbud eller konkurranse etter anskaffelsesregelverket?

Svar: Sørfold kommune har gjennomført en anskaffelse av bistand innen bygg/eiendom som direkteanskaffelse.

Med en anslått verdi under kr 1,3 millioner omfattes anskaffelsen av anskaffelsesforskriften del I og anskaffelsesloven. For slike anskaffelser foreligger det ingen kunngjøringsplikt, jf. FOA § 1-3, og det er heller ikke grunnlag for overtredelsesgebyr ved manglende kunngjøring.

Kommunen er likevel bundet av de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven § 4, herunder prinsippet om konkurranse.

I denne aktuelle saken ble det rettet forespørsel til én leverandør Kommunen erkjenner at dette representerer et avvik fra god anskaffelsespraksis

Bakgrunnen for valg av leverandør var blant annet behov for rask tilgang til relevant kompetanse og kjennskap til kommunens bygningsmasse og lokale forhold. Disse hensynene ble tillagt vekt i vurderingen av hvordan anskaffelsen skulle gjennomføres. Den aktuelle stillingen har vært utlyst som vikariat i forbindelse med fødselspermisjon i tråd med virksomhetens ordinære rekrutteringsrutiner uten at det er mottatt søknader fra kandidater som oppfyller kravene til nødvendig kompetanse og erfaring. Virksomheten har dermed ikke lyktes i å dekke kompetansebehov gjennom ansettelse

Kontrakt er inngått, og kommunen vurderer at det på nåværende tidspunkt vil være krevende å rette forholdet fullt ut, med mindre leverandøren skulle samtykke til at kontrakten settes til side og ny anskaffelse gjennomføres. Kommunedirektøren vil imidlertid sikre at erfaringene fra saken følges opp gjennom forbedrede rutiner, slik at fremtidige direkteanskaffelser korrigeres i tråd med hensynet til konkurranse.