Interpellasjon om referat møter

Behandling i Kommunestyret - 18.06.2026:

Ordførerens svar:

Problemstillingene denne interpellasjonen tar opp berører to ulike forhold som begge er viktige.

Første problemstillingen berører føring av protokoll fra utvalg og kommunestyret. Hva skal en slik protokoll inneholde? I kommuneloven behandles dette i §11-4 om møtebok som er det ordet loven bruker på det vi i dagligtale kaller protokollen eller møteprotokollen. Her oppgis det at møteboken skal inneholde opplysninger om

a) Tid og sted for møtet

b) Hvem som møtt, og hvem som var fraværende

c) Hvilke saker som ble behandlet

d) Hvilke vedtak som ble truffet

e) Avstemningsresultat.

Dette oppgis ikke å være en uttømmende liste over hva som kan stå i en slik møtebok, bare minimumskrav.

I Gildeskål kommunes delegasjonsreglement hvor kommunestyrets reglement inngår, framgår det i pkt. 4.16 – møtebok, at det er ovennevnte elementer vår møtebok skal vise. Jeg kan heller ikke si at jeg i mine år som nært på kommunestyret som ansatt eller de siste årene som ordfører har vært borte i diskusjoner der noen har ønsket at flere elementer skal inkluderes i møteboken.

Jeg ser flere problemstillinger dersom man skulle inkludere noen av de elementene i møteboken som interpellanten nevner. Interpellasjonen nevner spørsmål, kommentarer, innlegg og annet som blir sagt eller vist i møtet. Dette ville det blitt komplisert å få med inn i møteboken, ikke minst å bli enige om hva som skulle tas med og hva som ikke skulle tas med.

Jeg tenker det loven setter som minimumskrav og som vårt reglement støtter, er nok i møteboken. Men andre kan ha en annen mening om hva en protokoll skal inneholde og det avgjøres i kommunestyrets revidering av delegasjonsreglementet

Når det kommer til den andre problemstillingen som gjelder hva som nå ikke vises på strømmingen vi foretar av møtet, som f.eks. saksnummer, for at det skal være lettere å finne fram til den rette saken for å se hva som faktisk ble sagt, blir det en helt annen sak.

En annen sak sier jeg, men kanskje kunne dette ønsket om å inkludere andre elementer i møteboken, som første delen av interpellasjonen handlet om, gjøres overflødig dersom vi fikk en bedre orden på dette. Dette har tidligere vært etterspurt i mer uformell sammenheng i kommunestyret av samme representant som har denne interpellasjonen, og svaret vil i stor grad bli som forrige gang.

Svaret er, og blir, at når vi får tatt i bruk en ny modul hvor avstemningene i møtet foregår elektronisk, hvor forslag til vedtak sendes inn, etc., så vil det bli lettere å lete i strømmingen som er gjort av møtene. Vi vil få en helt annen og mer moderne funksjonalitet på linje med det vi ser i andre kommuner, f.eks. Bergen og Bodø nå. Det blir enkelt å søke på saksnummer, på hvilken representant som har hatt ordet og andre forhold. Da vil en selv kunne høre hva hver enkelt representant har sagt og også få med seg saksopplysninger som er kommet fra administrasjonen. Allerede i dag er det lagt inn kapittel som administrasjonen kaller det, og som skal gjøre det enklere å søke i streamen.

Dette systemet med den nye modulen har dessverre vært nedprioritert tatt i bruk grunnet kapasitetsmessige hensyn i staben, men kommunedirektøren sier nå at administrasjonen tar sikte på å få dette opp å gå innen første møte i kommunestyret i 2027. Dette er det vi nå forventer skal skje.

Kommunestyret vedtak:

Ikke vedtak i saken.