Referatsaker

Kommunedirektøren orienterte om følgende:

Orientering fra styremøte i Digitale Helgeland – 11. juni 2026 Styret i Digitale Helgeland behandlet flere saker knyttet til regionalt samarbeid innen digitalisering, helse og administrative støttetjenester.

Felles data- og dokumentasjonssenter Styret stilte seg positivt til videre arbeid med etablering av et framtidig felles data- og dokumentasjonssenter for Helgelandskommunene, med Alstahaug kommune som tiltenkt vertskommune. Formålet er å samle og styrke kompetanse innen arkiv, dokumentforvaltning, informasjonssikkerhet og tilgrensende fagområder. Styret ba Alstahaug kommune utarbeide forslag til organisering og oppgavefordeling før saken behandles på nytt høsten 2026. Planlagt behandling i kommunene etter sommeren utgår.

Felles legevaktssentral Styret støttet videre arbeid med etablering av en felles legevaktssentral for Helgeland. Vefsn kommune er pekt på som aktuell vertskommune. Bakgrunnen er behovet for en framtidsrettet løsning etter at Helgelandssykehuset har sagt opp dagens avtaler om drift av legevaktssentral. Kommunene vil få saken til behandling når det foreligger et ferdig beslutningsgrunnlag.

Interkommunalt responssenter Styret vedtok å arbeide videre med etablering av et felles responssenter for håndtering av trygghetsalarmer og annen velferdsteknologi. Værnes Respons er valgt som foretrukket samarbeidspartner. Målet er å sikre døgnkontinuerlig oppfølging av velferdsteknologiske tjenester og samtidig styrke kvalitet og robusthet i tjenestene.

Felles EPJ for pleie og omsorg Anskaffelsen av felles elektronisk pasientjournalsystem (EPJ) for pleie- og omsorgstjenestene på Helgeland ble kunngjort 22. mai 2026. Alle Helgelandskommunene, med unntak av Bindal og Rødøy, deltar i anskaffelsen. Kvalifiseringsprosessen for leverandører pågår.

Felles EPJ for legetjenesten Styret fikk orientering om status for arbeidet med felles anskaffelse av EPJ for legetjenestene på Helgeland. Inventura orienterte om videre prosess fram mot kunngjøring av konkurransen. Målet er å etablere en mer framtidsrettet og felles digital plattform for kommunale legetjenester.

Digital hjemmeoppfølging Styret fikk orientering om status for arbeidet med digital hjemmeoppfølging. Løsningene skal bidra til at flere innbyggere kan følges opp hjemme ved hjelp av digitale verktøy og tettere samhandling mellom kommunehelsetjenesten og Helgelandssykehuset.

ALL IN Styret fikk orientering om status i ALL IN-prosjektet, som arbeider med utvikling av digitale innbyggertjenester, automatisering av arbeidsprosesser og økt bruk av felles digitale løsninger på Helgeland. Kommunedirektøren vil komme tilbake til kommunestyret dersom noen av sakene senere krever lokal politisk behandling eller økonomiske avklaringer.

Orientering fra kommunedirektørforum (KDU) i Polarsirkelrådet 3.–4. juni 2026 Kommunedirektørforum (KDU) i Polarsirkelrådet avholdt møte på Træna 3.–4. juni 2026. Forumet består av kommunedirektørene i medlemskommunene og behandler saker knyttet til interkommunalt samarbeid, regional utvikling og felles utfordringer.

Barnevern – videre arbeid mot felles løsning Det ble presentert foreløpige konklusjoner fra utredningen om framtidig organisering av barneverntjenestene i regionen. Kommunedirektørforumet signaliserte støtte til å arbeide videre med etablering av en felles barnevernløsning.

Sluttrapporten er ferdigstilt, og utsendt til kommunestyret i forkant av dette møtet. Det legges opp til politisk behandling i kommunene i løpet av høsten 2026, og det er søkt om ekstern finansiering til et implementeringsprosjekt.

Regionalt beredskapssamarbeid Det regionale beredskapsprosjektet følger planlagt framdrift. Det arbeides med finansiering for videreføring i 2027, og det planlegges en samling for ordførere og kommunedirektører høsten 2026.

Regional utvikling og næringsarbeid Rana Utvikling orienterte om regionale satsinger innen:

• Kraft og energi

• Mineralnæringer

• Nordlandsbanen og godstransport

• Forsvar

• Havbruk til havs

• Reisemålsutvikling og bærekraftig turisme

Det ble understreket at arbeidet skal ha et regionalt perspektiv og omfatte hele Polarsirkelregionen.

Felles Ansvar Polarsirkelen Status for prosjektet ble gjennomgått. Det ble valgt representanter til styringsgruppen for de første to årene av prosjektperioden.

Felles Ansvar Polarsirkelen er et regionalt forebyggingsprosjekt for ungdom mellom 12 og 19 år. Nordland fylkeskommune har bevilget 1,2 millioner kroner til et forprosjekt i 2026. Målet er å etablere et gratis og lett tilgjengelig tilbud for ungdom som står i fare for utenforskap, rus, vold eller kriminalitet. Prosjektet skal samle kommunene og relevante fagmiljøer i et felles forebyggende arbeid, og kan gi små kommuner som Træna tilgang til større faglige ressurser og bedre oppfølging av ungdom som trenger støtte.

NAV-samarbeid Det ble orientert om videre utredning av regionalt NAV-samarbeid. Det er søkt Statsforvalteren om støtte til videre utredningsarbeid. Nesna kommune har valgt å ikke delta videre i prosjektet.

110 Nordland Det ble orientert om arbeidet med mulig etablering av «110 Nordland IKS». Kommunedirektørforumet etterspurte nærmere avklaringer om framdrift og økonomiske konsekvenser før videre behandling.

Interkommunale samarbeid Forumet drøftet behovet for en samlet oversikt over interkommunale samarbeid og prosjekter i regionen. Målet er å få bedre oversikt over ressursbruk, organisering og gevinster av samarbeidene.

Svar på spørsmål fra folkevalgte

Kommunedirektøren mottok 7. mai 2026 en henvendelse fra ordføreren knyttet til flere deler av kommunens virksomhet. Henvendelsen ble innledningsvis presentert som en anmodning om redegjørelse. I den videre dialogen ble den omtalt som en bestilling fra formannskapet, og senere som spørsmål fra folkevalgte. De ulike formene har ulike formål og behandlingsmåter. En redegjørelse innebærer at administrasjonen orienterer om et forhold. En bestilling fra et politisk organ forutsetter normalt en beslutning eller et vedtak om nærmere utredning eller oppfølging. Behandling som spørsmål fra folkevalgte innebærer normalt ikke at administrasjonen gjennomfører nye utredninger, etablerer særskilte rapporteringsordninger eller produserer analyser som ikke allerede inngår i kommunens ordinære styrings- og rapporteringssystemer. Dersom det er behov for nærmere utredninger eller særskilte analyser, må dette vurderes som egne oppdrag eller bestillinger til administrasjonen. Kommunedirektøren har lagt til grunn at henvendelsen behandles som spørsmål fra folkevalgte. Også spørsmål stilt i sak PS 54/26 vil bli besvart.

Barnehagen Det er påløpt kostnader knyttet til bruk av eksterne ressurser som følge av utfordringer i barnehagen over tid. Kostnadene følges opp gjennom ordinær økonomirapportering og inngår i kommunens tertialrapportering. Så langt er kostnadene håndtert innenfor vedtatt budsjettramme. Prognosen tilsier at dette også vil være tilfelle for resten av året. Det er i 2025 og 2026 så langt brukt til sammen kr 155 463 (eks mva) på Dr. Dropin for bistand i barnehagen i forbindelse med de kjente utfordringene.

Økonomiavdelingen Økonomisjefen har vært fraværende over tid som følge av skade. For å sikre kontinuitet i økonomifunksjonene har kommunen benyttet både interne ressurser og ekstern bistand. Lovpålagte oppgaver, herunder årsregnskap, årsmelding og rapportering, er gjennomført. Merkostnader knyttet til ekstern bistand følges opp gjennom ordinær økonomirapportering og inngår i kommunens tertialrapportering. Kostnadene er så langt håndtert innenfor vedtatt budsjettramme gjennom disponering av ledige lønnsmidler. Prognosen tilsier at dette også vil være tilfelle for resten av året. Arbeidet videreføres gjennom etablerte ordninger inntil permanent løsning foreligger eller økonomisjefen er tilbake i ordinær funksjon. Kommunen fører ikke særskilte regnskap for enkeltstående sykefravær, permisjoner eller bemanningssituasjoner. Dersom det ønskes en detaljert kartlegging av direkte og indirekte kostnader knyttet til bestemte fraværssituasjoner eller enkeltområder, vil dette kreve særskilt utredningsarbeid utover kommunens ordinære rapportering. En slik kartlegging vil kreve særskilte ressurser og vurderes å kunne medføre behov for ekstern økonomifaglig bistand. Dersom kommunestyret ønsker en slik gjennomgang, kan dette utredes og legges frem som egen sak i et senere møte. Administrasjonen legger til grunn at omtalen av sentraladministrasjonens budsjettstatus i formannskapets vedtak i sak PS 54/26 ikke gjenspeiler de opplysningene som ble gitt i administrasjonens redegjørelse under møtet. Det er ikke korrekt at sentraladministrasjonen etter første tertial har forbrukt 60,6 % av sitt totale årsbudsjett. Tertialrapporten viser at sentraladministrasjonen per rapporteringstidspunktet har benyttet om lag 30 % av budsjettet for 2026. Videre ble det i møtet redegjort for at en kommunal tertialrapport ikke kan leses på samme måte som et regnskap i privat sektor. Formålet med tertialrapporteringen er å vurdere forventet årsresultat og prognose per 31.12. opp mot vedtatt budsjett, ikke å trekke konklusjoner ut fra akkumulert forbruk alene. Administrasjonen ga derfor ikke uttrykk for at sentraladministrasjonen hadde et forbruk på 60,6 % av årsbudsjettet. Redegjørelsen var knyttet til budsjettstatus og prognose for 2026 slik dette fremgår av tertialrapporten, herunder forholdene omtalt under punkt 11 på side 14. Administrasjonen redegjorde heller ikke for et forbruk på 60,6 % med henvisning til sykefravær, vakanser eller konsulentbistand. Det er brukt kr 252 000 (eks mva) i ekstern bistand innen økonomi i 2026, til og med 31.05.

Helse og omsorg Sektorleder for helse og omsorg har utsatt planlagt permisjon. Dette har bidratt til å redusere sårbarheten i sektoren og sikre kontinuitet i ledelse og oppfølging. Drift og ledelse ivaretas gjennom eksisterende organisering, interne prioriteringer og omfordeling av oppgaver ved behov. Ved sykefravær og annet fravær benyttes etablerte stedfortrederordninger og løpende ledelsesoppfølging. Kommunedirektøren vurderer at sektoren har opprettholdt forsvarlig drift og nødvendig beredskap gjennom perioden.

Oppvekst og kultur Kommunen er sertifisert som trafikksikker kommune og arbeider kontinuerlig med å opprettholde kravene som følger av ordningen. Ved fravær hos nøkkelpersoner ivaretas nødvendige oppgaver gjennom kommunens ordinære organisering og stedfortrederordninger. Kommunen følger opp henvendelser og krav fra Nordland fylkeskommune og Trygg Trafikk innenfor gjeldende rutiner.

Sektor for samfunnsutvikling Det pågår et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid i sektoren. Arbeidet omfatter blant annet utvikling av rutiner, internkontroll, myndighetsutøvelse, beredskapsordninger og øvrige styringssystemer. Det arbeides med innføring og videreutvikling av systemstøtte gjennom blant annet Facilit FDVU og Helpdesk. Det arbeides også med løsninger for kontraktsoppfølging, stoffkartotek og øvrige systemer for dokumentasjon og oppfølging. Saksbehandling pågår fortløpende innenfor tilgjengelige ressurser og kapasitet. Det ble gjennomført en gjennomgang av restanser og eldre saker 27 februar. I etterkant er det avdekket ytterligere saker som ikke inngikk i oversikten, og det er derfor ikke mulig å angi et nøyaktig antall gjenstående eldre saker. Etterslepet innen sektoren er likevel betydelig redusert siden 1 januar 2025. Når det gjelder sommerarbeid for ungdom, er kommunen positiv til å tilby sommerarbeid der dette lar seg gjennomføre innenfor tilgjengelige ressurser og kapasitet. I inneværende sesong tilbys sommerarbeid primært innen sektorer som har kapasitet til nødvendig oppfølging og arbeidsledelse.

Brannvern Brannsjefsfunksjonen ivaretas av Kristian Sørø etter avtale. Andreas Eliassen fungerer som varabrannsjef. Ved inngangen til 2025 sto kommunen uten brannsjef, og varabrannsjef meldte at han ville fratre funksjonen. Det er siden gjennomført et betydelig arbeid med organisering, ledelse og oppbygging av området. Brann- og redningstjenesten har nå god bemanning på begge øyene og vesentlig bedre kapasitet enn ved inngangen til 2025.

Sentraladministrasjon, beredskap og stedfortrederordninger Kommunen har etablerte ordninger for ledelse, stedfortrederfunksjoner, kriseledelse og beredskap. Fravær, permisjoner og ferieavvikling håndteres gjennom eksisterende organisering, interne prioriteringer og bruk av ekstern bistand ved behov. Som del av det pågående forbedringsarbeidet arbeides det med å etablere en mer robust vaktordning for vann og avløp. I denne sammenheng vurderes også løsninger som skal bidra til styrket døgnberedskap innen øvrige områder av samfunnssektoren. Det er videre bestilt ny nødstrømsløsning for TAS. Bakgrunnen er at eksisterende løsning har høy alder og begrenset tilgang på reservedeler. Kommunen arbeider også med å etablere rammeavtale for elektrotjenester for å sikre tilgang til nødvendig fagkompetanse ved akutte behov. Som oppfølging av tidligere registrerte el-avvik er det gjennomført konkurranse og innhentet tilbud. Etter dialog med tilbyderne er det valgt å arbeide videre med en rammeavtaleløsning. Endelig administrativ avgjørelse vil bli fattet etter utløp av klagefristen, forutsatt at det ikke fremmes klager. Kommunen har i tillegg innhentet en faglig vurdering av organiseringen av kommunens kriseledelse (KKL). Vurderingen anbefaler at kriseledelsen i små kommuner holdes liten, tydelig og strategisk sammensatt, og at operative nøkkelfunksjoner som hovedregel ivaretar kontinuitet i tjenestene og kobles på kriseledelsen ved behov. Vurderingen peker videre på betydningen av tydelige rapporteringslinjer, avklarte fullmakter, stedfortrederordninger og forhåndsdefinerte rutiner for innkalling av fagressurser. For små kommuner vurderes dette som viktigere for funksjonsevnen enn bred representasjon i selve kriseledelsen. Den faglige vurderingen understreker også viktigheten av et tydelig skille mellom strategisk kriseledelse og operativ innsats. Kriseledelsen skal ivareta kommunens overordnede ledelse, koordinering, prioriteringer og kommunikasjon under en hendelse. Kriseledelsen er ikke en operativ innsatsressurs og skal ikke erstatte kommunens førstelinjefunksjoner eller operative fagmiljøer. Operative nøkkelfunksjoner innen helse, teknisk sektor, brann og øvrige tjenester skal i størst mulig grad opprettholde tjenesteproduksjon og håndtere hendelser innenfor sine ansvarsområder, samtidig som de gir nødvendig beslutningsstøtte til kriseledelsen. Kriseledelsen er en funksjon som aktiveres ved behov og ikke en ordinær driftsorganisasjon. Behovet for stedfortredere vurderes derfor annerledes enn for operative nøkkelfunksjoner som må opprettholde kontinuerlig tjenesteproduksjon. Kommunen har etablerte ordninger for å sikre at kriseledelsen kan ivareta sine oppgaver også ved fravær eller bortfall av enkeltpersoner. Kommunedirektøren følger opp anbefalingene som en del av det pågående arbeidet med beredskap og organisasjonsutvikling. Formålet er å styrke beslutningskraften i kriseledelsen, tydeliggjøre roller og ansvar, sikre kontinuitet i tjenestene og redusere organisatorisk sårbarhet. Kommunedirektøren vurderer samlet at kommunen har etablerte ordninger for å ivareta drift, ledelse og beredskap også i perioder med fravær og ferieavvikling.

H/AP ba om et gruppemøte for å se nærmere på kommunedirektørens svar på stilte spørsmål 7.5.

Protokolltilførsel til kommunedirektørens svar på tidligere innsendte spørsmål av 7.5.26, jfr formannskapsprotokoll fra 13.5.26 fra H/AP/SP

1. Kommunestyret merker seg at redegjørelse/svar på spørsmål ble sendt til ordfører 5 minutter før møtet, noe som vanskeliggjør muligheten for å gå nærmere inn på de konkrete spørsmålene. Dokumentet som er mottatt ble sist endret 16.6.26 kl 20:11 og kunne dermed vært utsendt i god tid før møtet.

2. Kommunestyret ønsker å bemerke at spørsmålene som ble stilt 7.5.26, en uke før formannskapsmøte den 13.5.26, ikke kom med i protokoll før det ble påpekt fra politisk hold, senest i formannskapsmøte 10.6.26. Dette er fra politisk nivå kritikkverdig.

3. Kommunestyret ber om at de innsendte spørsmål ref mail fra ordfører 7.5.26 legges ved dagens protokoll samt legges ut på kommunens hjemmeside under spørsmål fra folkevalgte.

4. Kommunestyret merker seg at kommunedirektør blander sammen flere saker i redegjørelse /svar på spørsmål (spørsmål fra politisk nivå 7.5.26 og vedtak i formannskapssak 54/2026 tertialrapport). Kommunestyret vil komme tilbake til svar ang tertialrapport når denne behandles.

5. Bakgrunnen for innsendte spørsmål er manglende kommunikasjon mellom kommunedirektør og ordfører/politisk ledelse.

6. Kommunestyret merker seg at spørsmål angående ansvarsfordeling og tilstedeværende ledelse i administrasjonen under stort fravær ikke er svart ut. Dette spørsmålet kommer blant annet som følge av at kommunedirektør ikke informerer politisk ledelse om stedfortreder eller ansvarsfordeling ved eget fravær. Politisk nivå ønsker å rutinemessig skriftlig informeres om hvem som er utnevnt som stedfortreder ved kommunedirektørens eller sektorlederes langvarige fravær.

7. Kommunedirektør problematiserer i sitt notat forskjellen mellom spørsmål og redegjørelse. Det er kommunestyrets oppfatning at de innsendte spørsmål må kunne besvares på en enkel måte uten noen inngående utredninger.

Se under punktet vedtak.