Meløy, Rødøy og Træna kommune som fullverdig medlem av Digitale Helgeland KOF

Kommunestyret vedtar ny samarbeidsavtale for Digitale Helgeland kommunalt oppgavefellesskap. Avtalen trer i kraft når alle medlemskommuner har vedtatt Meløy, Rødøy og Træna kommune som fullverdig medlem av Digitale Helgeland. Kommunedirektøren gis fullmakt til å signere ny samarbeidsavtale.

Begrunnelse for vedtaket:

En inntreden av Meløy, Rødøy og Træna vil styrke Digitale Helgeland ytterligere. Slutt på innstilling

Vedlegg 1 Signert møteprotokoll representantskapsmøte DH juni 2025 2 Signert samarbeidsavtale kommunalt oppgavefellesskap 3 Samarbeidsavtale kommunalt oppgavefelleskap Digitale Helgeland - ny med 19 medlemmer

Saksopplysninger:

Meløy, Rødøy og Træna kommune ønsker å bli fullverdige medlemmer av Digitale Helgeland KOF.

Representantskapet i Digitale Helgeland KOF har i møte 20.06.2025 behandlet forespørselen og foreslått at Meløy, Rødøy og Træna blir fullverdige medlemmer av Digitale Helgeland.

Administrasjonen i Digitale Helgeland har deretter utarbeidet forslag til en ny samarbeidsavtale som inkluderer Meløy, Rødøy og Træna. Forslag til ny samarbeidsavtale er en videreføring av dagens avtale og er utformet i samsvar med lov om kommunalt oppgavefellesskap opprettet med hjemmel i lov av 18. juni 2018 nr. 83 om kommuner og fylkeskommuner («kommuneloven») kapittel 19. Følgende endringer er gjort slik at Meløy, Rødøy og Træna kan tre inn i avtalen:

•Eiere. Meløy, Rødøy og Træna kommune er blitt medeier og ny eierandel er 1/19 pr kommune. •Eierbidrag fra deltakerkommunene. Budsjett fastsettes hvert år der 60% fordeles flatt og 40 % etter innbyggertall. Utvidelsen av Meløy, Rødøy og Træna kommune medfører ingen ekstra kostnader for dagens eiere. •Styrets møter. Styret kan fatte vedtak når minst 10 deltakere er til stede da antall styremedlemmer er økt fra 16 til 19. •Representantskapets møter. Representantskapet kan fatte vedtak når minst 10 av representantskapets medlemmer er til stede. •Fakturering. Kontorkommunen fakturerer deltakerkommunene på slutten av året og ikke 2 ganger, slik det står i opprinnelig avtale. •Tabell over fordeling av kostnader. Tabell som viser eksempel på fordeling av kostnader er tatt bort fra samarbeidsavtalen, da fordelingen vil komme frem ved behandling av nytt budsjett hvert år. •Makstak ansatte og budsjett. Punktet om årlig budsjett på 3.5 millioner er tatt bort fra avtalen, da vi ser at dette endrer seg fra år til år. Drift av sekretariatsfunksjon der det stod at lønn skulle dekke to ansatte er tatt bort. Nå står det ikke hvor mange ansatte lønn skal dekke, da det kan endre seg på sikt. •Signering. Signering skjer digitalt. •Signaturtabell. Tilføyd rader for Meløy, Rødøy og Træna kommune med kommunedirektørens navn og oppdatert navn på kommunedirektør i Hemnes kommune

Til orientering er Grane kommune representert i Digitale Helgeland ved ordfører i representantskapet og kommunedirektør i styret.

Vurdering:

I forbindelse med opprettelsen av oppgavefellesskapet Digitale Helgeland ble det i tråd med kommunelovens § 19-4 inngått en skriftlig samarbeidsavtale. En endring av forhold i samarbeidsavtalen krever jfr. samarbeidsavtalens pkt. 13 at samtlige kommuner gjør likelydende vedtak etter forslag fra representantskap eller en av deltakerkommunene, noe samtlige kommuner sannsynligvis gjør.

Ved inntreden av ytterligere tre kommuner reduseres Grane kommunens eierandel (og forpliktelser) i Digitale Helgeland fra 1/16 til 1/19. Kommunedirektørens vurdering er at en inntreden av Meløy, Rødøy og Træna vil styrke Digitale Helgeland ytterligere og anbefaler at Grane kommunestyre gir sin tilslutning.

Formannskapets forslag til vedtak enstemmig vedtatt.