Eierskapskontroll med forvaltningsrevisjon av IVAR IKS

Stavanger bystyres enstemmige vedtak

Bystyret i Stavanger tar den framlagte eierskapskontrollen med forvaltningsrevisjon av IVAR IKS til orientering.

Bystyret ber om at følgende punkter følges opp av eierne, styret og administrasjonen:

Ber eierne om å:

• Sikre at eierskapsmeldingen utarbeides minst én gang i valgperioden og vedtas av kommunestyret iht. kommunelovens §26-1.
• Eierkommunene bør revidere og vedta en felles eierstrategi med klare og langsiktige mål som bidrar til å skape forutsigbare rammevilkår for selskapet. Eierne bør videre påse at eierstrategien blir revidert i tråd med tidsplanen som er vedtatt.
• Vurdere om dagens krav om revisjon av eierstrategien minst én gang per kommunevalgperiode fortsatt er nødvendig, eller vurdere om en lengre frekvens basert på en jevnlig evaluering i sammenheng med rullering av eierskapsmelding er mer hensiktsmessig.

• Påse at det er tydelig av selskapsavtalen om deltakerne har innskuddsplikt eller plikt til å foreta andre ytelser, og hvordan slike forpliktelser eventuelt skal reguleres jf. IKS-loven 4.
• Sikre gjennom selskapets eierorgan, kontinuitet i styret og at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset selskapets formål og virksomhet.
• Sikre at valgkomiteen får reelt handlingsrom til å vurdere og foreslå kandidater til styret basert på selskapets behov.
• Styrke valgkomiteens arbeid ved å kreve at innstillingen inneholder presentasjon av kandidatene, vurdering av deres uavhengighet, og begrunnelse knyttet til styrets samlede kompetanse og sammensetning.
• Vurdere om det bør unngås å oppnevne ordfører eller kommunedirektør som styremedlemmer i kommunalt eide selskaper.
• Vurdere om det bør etableres faste rutiner for håndtering av habilitet i styret, og eventuelt sikre at vurderinger dokumenters og føres i møteprotokoller ved behov.
• Vurdere praksisen med overlappende styremedlemmer i morselskap og datterselskap på nytt.
• Vurdere å samordne eierkommunenes krav og forventinger til bærekraft, klima og miljø i større grad.

Ber styret og administrasjonen om å:

• Etablere rutiner for at styret gjennomfører årlige evalueringer av eget arbeid og kompetanse.
• Vurdere behovet for å utvikle et system for opplæring av nye styremedlemmer, som omfatter både generell styreopplæring og innføring i IVARs virksomhet og rammebetingelser.
• Vurdere å etablere mer systematiske og dokumenterte rutiner for årlig vurdering av risikoområder og internkontroll i styret.
• Vurdere å revidere finansreglementet og sikre at rapportering er i tråd med vedtatte retningslinjer.

Ber styret om å:

• Det bør utarbeides tydeligere instrukser for styret og daglig leder. Ber eierne, styret og administrasjon om å:
• Sikre at selskapet og eierkommune følger ny tolkning av selvkost regelverket.

Oppfølging av konklusjonene i rapporten blir sendt til bystyret via kontrollutvalget ca. 6- 8 måneder etter vedtak er fattet i bystyret.