Oppfølging av bystyrets vedtak - Rådhusprosjektet

Bystyrets flertallsvedtak

Bystyret i Stavanger tar den framlagte rapporten Rehabilitering av Stavanger Rådhus til orientering.

Bystyret ber kommunedirektøren iverksette følgende tiltak:

- Sørge for at prosjektledere ikke blir overbelastet ved å ha ansvar for flere store prosjekter samtidig. Ledelsen skal også gi ansatte, spesielt nyansatte, nødvendig støtte og opplæring.

- Sikre at anskaffelser skjer i tråd med anskaffelsesregelverket og de gjeldende terskelverdier.

- Gjøre en grundig gjennomgang av rapporteringssystemet for å sikre at det fanger opp avvik tidlig og støtter opp om en lærende organisasjonskultur. Vurdere om den månedlige interne rapporteringen også skal gis til politisk ledelse i større byggeprosjekt.

- Sikre god internkontroll og styrke økonomistyringen i større byggeprosjekter ved å etablere en tydelig controllerfunksjon.

- Sikre tydelig informasjon om endringer i prosjektet og kostnadsrammen, både administrativt og politisk, når endringene blir oppdaget.

- Sikre at prinsipielle avgjørelser – som ambisjonsnivå i et byggeprosjekt – er tilstrekkelig utredet i forkant.

- Sikre at større endringer i markedet gjenspeiles i kostnadsanslagene.

- Unngå at endringer som ikke er uforutsette eller sikkerhetsrelaterte gjøres etter anbudsrunden.

- Kvalitetssikre prosjektgrunnlaget før anbud, spesielt i store og komplekse rehabiliteringsprosjekter.

- Vurdere hvordan prosjekteringskontrakter bør utformes. Det bør stilles krav til prosjekteringsgrunnlaget før anbud. Dersom kontrakten skal inneholde en fastprisdel frem til anbud, og en opsjon for prosjektering i byggefase/garantitid, bør det settes et øvre tak for kostnader.

- Sikre at prosjekteringsgruppelederen og sentrale rådgivere kommer fra ulike firmaer for å unngå interessekonflikter i byggeprosjekt som fraviker hovedregelen om totalentrepriser.

- AU i utvalg for utbygging benyttes i forbindelse med tett politisk oppfølging av større byggeprosjekt fra oppstart til avslutning. Det bør gjelde alle prosjekter med kostnader fra 50 millioner og oppover.

-Formannskapet bør få månedlige statusrapportering.

- Politikernes rolle skal sikres i folkevalgtopplæringen knyttet til prosjektledelsen i aktuelle fagutvalg.

- I saken om revidert byggeinstruks til utvalg for utbygging, formannskapet og bystyret skal det også fremkomme hvilke prosjektstyringsverktøy kommunen i dag bruker.

Bystyret merker seg følgende alvorlige momenter basert på rapporten fra Rogaland Revisjon:

1. Store systematiske styringsutfordringer innen Bymiljø og utbygging som ennå fremstår uløst og mangelfullt håndtert.

2. Beslutninger fra administrasjonen om standardhevinger i rådhusprosjektet fremstår ikke forsvarlig utredet ihht kommuneloven jfr §13-1 3dje. ledd.

3. Manglende beslutningsgrunnlag til politisk nivå knyttet til kostnader rundt høyere ambisjonsnivå som var fremmet som et tekstvedtak i HØP.

4. Systematisk manglende internkontroll, selv om en rekke hendelser burde ha fått Rådhusprosjektet på agendaen for særskilt oppfølgning.

5. Det var oppstått vesentlige forsinkelser, basert på arbeid som var skjedd to år tidligere, men organisasjonen hadde ikke avdekket dette og truffet tiltak eller informert om det videre.

6. Manglende økonomikontroll, inkludert feilføring av 30 millioner, uten at det resulterer i sterkere kontroll av prosjektet.

7. Prosjektet ble fremmet til politisk behandling uten at kostnadsrammene ble satt realistisk.

8. Både delte entrepriser, «medgått tid»-prosjektering og avvikling av administrativ styringsgruppe underbygger at dette prosjektet hadde særlige forhold som likevel ikke medførte et sterkt kontrollregime.

9. Det var en periode på 19 måneder uten rapportering til politisk ledelse om prosjektet, samtidig tok det om lag 6 måneder fra oktober 2023 til april 2024 før 4 prosjektets enorme økonomiske overskridelser og forsinkelser ble rapportert til politisk ledelse.

10. Bystyret ber Kontrollutvalget om å fremme en sak til bystyret der de legger til rette for å kunne ta i bruk muntlige høringer som et virkemiddel i kontrollarbeidet.

11. Basert på disse momentene og rapporten som helhet har bystyret fått svekket tillit til administrasjonen i Stavanger kommune.

Kommunedirektøren bes i arbeidet med ny byggeinstruks utarbeide tydelige rutiner som sikrer grundige tilstandsvurderinger av bygninger når kommunen planlegger å renovere eldre bygg, eller når eldre bygg inngår i større byggeprosjekter.