Forvaltningsrevisjon av anskaffingar og kontraktsoppfølging - Revisjonsrapport

Møteprotokoll i kontrollutvalet 03.03.2025

På bakgrunn av gjennomført forvaltningsrevisjon av anskaffingar og kontraktsoppfølging i Vestland fylkeskommune ber fylkestinget fylkesdirektøren syta for å:

1. Sørge for at fylkeskommunen sin innkjøpsstrategi (Hovudmål for innkjøp i VLFK) blir følgt opp i alle einingar og avdelingar som gjennomfører anskaffingar.

2. Tydeleggjer fullmakter, rollar og ansvar knytt til innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikre at dette er tilstrekkeleg kommunisert til alle relevante leiarar og tilsette i fylkeskommunen.

3. Sikre at tilsette som arbeider med innkjøp og kontraktsoppfølging i organisasjonen har tilstrekkeleg og rett kompetanse, samt riktige ferdigheiter (til dømes i bruk av system og verktøy).

4. Sikre at krav til vurdering av klima- og miljøomsyn i anskaffingar blir etterlevd, t.d. gjennom opplæring og etablering av retningslinjer eller liknande.

5. Oppbevarer dokumentasjon som er tilstrekkeleg til å grunngje viktige avgjersler i anskaffingsprosessen i samsvar med krav i § 7-1 i anskaffelsesforskriften.

6. Sikre at relevante einingar og avdelingar har oversikt over eigne kontraktar og avtalar, at det blir gjennomført risikovurderingar av kontraktsportefølja og at ein på bakgrunn av gjennomført risikovurdering har oversikt over kontraktar med høgaste risiko som bør prioriterast for oppfølging.

7. Sikre at fylkeskommunen gjer avrop på rammeavtalar som er gyldige.

8. Sikre at det blir gjennomført nødvendig kontroll av om kontraktsvilkåra knytt til seriøsitetskrav (t.d. løns- og arbeidsvilkår) blir overhaldt.

9. Laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan 20.05.2025 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.