Forvaltningsrevisjon innan beredskapsordninga - Revisjonsrapport

Saksprotokoll i Kontrollutvalet - 11.12.2023 På bakgrunn av gjennomført forvaltningsrevisjon innan beredskapsordninga i Vestland fylkeskommune ber fylkestinget fylkesdirektøren syta for: 1) Knytt til overordna beredskap sette i verk følgjande tiltak: a) Etablere eit heilskapleg styringsdokument som gjer greie for ansvar og roller knytt til beredskapsarbeid i fylkeskommunen, og som blir jamleg revidert. b) Sikre at overordna ROS-analyse og overordna beredskapsplan blir oppdatert etter behov og i samsvar med krav som er fastsett internt i fylkeskommunen, og at tiltaksplanar blir følgt opp som føresett. Systematiserer arbeidet med øvingar gjennom i større grad å definere kor ofte det skal øvast, og kven som har ansvar for å følgje opp at fylkeskommunen gjennomfører tilstrekkeleg med øvingar. c) Etablere system som sikrar at leiarar og tilsette får tilstrekkeleg opplæring i fylkeskommunen sitt overordna beredskapsplanverk. d) Etablere tydelegare føringar for kva tid ulike aktivitetar knytt til overordna beredskap bør eller skal gjennomførast, til dømes i form av eit årshjul. e) Gjere ei konkret vurdering av risikoane knytt til oppfølging av beredskapsarbeidet, og om desse tilseier at det er behov for å iverksette ytterlegare tiltak. 2) Knytt til cyber-beredskap sette i verk følgjande tiltak: a) Utarbeide ein «Business Impact Analysis» for heile verksemda. b) Gjennomføre ein ny ROS-analyse for saks- og arkivsystemet i samråd med leverandøren. c) Implementere ein IKT-sikkerheitskultur som aksepterer bruk av to-faktor autentisering på saks- og arkivsystemet. d) Utarbeide fullstendig planverk for handtering av IKT-hendingar, fortrinnsvis med designerte tiltakskort/playbooks. e) Gjennomføre jamlege revisjonar av leverandøren av saks- og arkivsystemet for å få naudsynt innsikt i sikkerheita til systemet. f) Utarbeide systemspesifikke planar for å sikre fylkeskommunen si evne til å oppretthalde verksemda med bakgrunn i en Business Impact Analysis. g) Sikre at informasjon om ressursar som skal inngå i handteringa av hendinga er oppdatert og kjend i organisasjonen. h) Sikre jamleg trening og øving av beredskapsplanverket for IKT-hendingar, og at desse inkluderer trening og øving saman med leverandøren av saks- og arkivsystemet. 3) Knytt til beredskap for livstruande hendingar i dei vidaregåande skulane sette i verk følgjande tiltak: a) Sikre at malen for beredskapsplan for dei vidaregåande skulane er utarbeidd i samsvar med føringar i fylkeskommunen sin overordna beredskapsplan. b) Sikre at dei vidaregåande skulane utarbeider lokale beredskapsplanar som er i tråd med føringar i fylkeskommunen sin overordna beredskapsplan. c) Sikre at kvar skule har ein plan for korleis ein situasjon med åtak på elevar og tilsette skal handterast, som inkluderer: i) Korleis elevar og tilsette skal bli varsla ii) Korleis skulen skal evakuerast eller barrikaderast d) Sikre at informasjon, rettleiing og opplæring knytt til beredskapsarbeid blir tilstrekkeleg kjent i organisasjonen. Dette gjeld: i) korleis PLIVO-hendingar skal og kan handterast på skulane ii) korleis beredskapsplanar kan tilpassast til lokale forhold iii) korleis skulane kan øve på PLIVO-hendingar iv) viktigheita av å øve på PLIVO-hendingar e) Sette i verk tiltak som kan sikre at skulebygg får ei utforming som støttar ei best mogleg handtering av ei eventuell hending med pågåande livstruande vald. 4) Fylkestinget ber også om at fylkesdirektør lagar ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan 27.05.2024 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.